Le aziende che operano in determinati settori, come quello del trasporto merci, sanno bene quanto sia importante ottimizzare al massimo le spese relative alla gestione del parco automezzi.
Si tratta infatti di uno dei capitoli di spesa che influiscono maggiormente sul bilancio aziendale e sui cui è quindi obbligatorio vigilare con attenzione e intervenire in maniera tempestiva.
Ma come si tracciano le spese relative all’intero parco veicoli di un’azienda? I modi per farlo, come vedremo in questo articolo, possono essere diversi.
Le varie tecniche dipendono, in particolar modo, dalla grandezza del parco mezzi e dagli strumenti che l’azienda mette a disposizione del professionista che si occupa del fleet management.
Gestione degli automezzi aziendali con excel
Occuparsi della gestione del parco aziendale è un lavoro complicato che richiede ottime capacità organizzative e analitiche. Il primo step per avere sotto controllo tutte le voci di spesa e i dati relativi a ogni singolo mezzo di trasporto, è la compilazione costante di report sempre aggiornati.
Tra i metodi più utilizzati ci sono i fogli di lavoro excel che, come vedremo, si rivelano più adatti ad aziende che dispongono di parchi mezzi piuttosto limitati. Perché affermiamo ciò?
Innanzitutto perché i fogli di lavoro excel devono essere necessariamente compilati a mano ed è quindi molto alto il rischio di errori di trascrizione dovuti magari alla fretta o alla stanchezza.
Un altro punto a sfavore, rispetto ad esempio ai più moderni software, è che i fogli excel non permettono a diverse persone di poter lavorare in contemporanea sullo stesso documento. Questo, ovviamente, finisce per rallentare l’intero processo lavorativo e l’analisi dei dati riguardanti la flotta aziendale.
Va riconosciuto, però, che si tratta pur sempre di uno strumento gratuito e che non richiede conoscenze particolari per essere utilizzato. Per questo, come accennato, si presta a essere usato dalle imprese che necessitano di un numero contenuto di mezzi e che non prevedono, all’interno dell’organizzazione aziendale, una figura specializzata solo nel fleet management.
Ma quali sono i dati che si possono inserire in una tabella excel? In un foglio di lavoro di questo tipo si possono inserire tranquillamente tutte le informazioni che riguardano ogni mezzo come gli interventi di manutenzione (ordinari e straordinari), i consumi su strada e il loro “stato di salute”.
Gestione degli automezzi con microsoft access
Lavorare con microsoft access permette di avere un risultato migliore di quello che si ottiene attraverso la creazione di fogli di lavoro excel.
Grazie a microsoft access, infatti, è possibile creare più tabelle e metterle in relazione tra loro, in modo da poter monitorare con più facilità un numero maggiore di dati relativi allo stesso mezzo di trasporto.
Un esempio? La tendenza che va per la maggiore è quella di lavorare su due tabelle. Nella prima solitamente si inseriscono i dati generici riguardanti ogni singolo mezzo, come il tipo di modello, la polizza assicurativa e il numero di targa. Nella seconda andranno inseriti, invece, quelli che riguardano le prestazioni a livello di chilometraggio, consumi e tutti gli interventi di manutenzione.
Questo metodo è certamente più elaborato di excel e richiede, quindi, almeno la conoscenza di questo strumento di lavoro creato e fornito da microsoft.
Nonostante ciò, si può incorrere facilmente in errori di trascrizione ed eventuali dimenticanze.
