Avete cambiato la sede dei vostri uffici e ora è arrivato il momento di organizzare il trasloco. Ci sono tantissime motivazioni che possono portare a dover cambiare ufficio: ad esempio un aumento del personale per cui è necessario avere degli spazi maggiori a disposizione o viceversa la necessità di ridimensionare in piccolo gli spazi della vostra azienda. La fase del trasloco è molto importante per aiutare lo staff a riprendere le proprie mansioni nel nuovo ambiente, senza dover perdere tempo a cercare il materiale necessario. Un piccolo errore nell’organizzazione può farvi perdere tempo al momento della ripresa delle normali attività aziendali. Qualunque sia il motivo per cui abbiate necessità di cambiare il vostro ufficio, noi siamo qui per aiutarvi con degli ottimi consigli per affrontare al meglio il trasloco del vostro ufficio.
Le regole d’oro per affrontare un trasloco
Inutile dirlo, per organizzare il trasloco perfetto dovete cominciare a predisporre il tutto con largo anticipo, la cosa migliore sarebbe designare un responsabile all’interno dell’azienda, o più responsabili, dividendo bene tra di loro i compiti da svolgere. Il trasloco va organizzato per tempo, vedi questo link.
Una buona idea è quello di affidare l’inscatolamento della propria postazione ad ognuno dei responsabili, così sapranno bene come collocare tutti i documenti e gli oggetti di cui hanno bisogno per riprendere poi l’attività nel nuovo ufficio. Far inscatolare gli oggetti a una persona estranea al loro utilizzo potrebbe farvi perdere molto tempo successivamente. Dopo aver assegnato i vari compiti fissate una data limite entro cui far sgomberare le varie postazioni.
Un altro passo importante è quello di affidarsi ad esperti nel trasporto, cliccate qui se dovete effettuare un trasloco a Milano; si tratta infatti di una ditta specializzata che vi supporterà nella fase del trasloco.
Dopo aver fissato la data, scelto la ditta e assegnato i vari ruoli è arrivato il momento di eseguire una sorta di inventario del materiale. In questa fase potete eliminare tutta quella documentazione per cui ormai non siete più obbligati per legge alla conservazione. Un’altra cosa da valutare è la digitalizzazione dei documenti più ingombranti, così da portare con voi solo la documentazione più snella. È un ottimo momento per rimettere in ordine tutto il materiale aziendale, così da non trasportare con voi cose che ormai non servono più.
Gli ultimi consigli per effettuare il trasloco perfetto
Ormai sapete chi dovrà fare cosa, sapete quali oggetti porterete nel nuovo ufficio, con chi li trasporterete e quando, cosa rimane da fare? Per ulteriori consigli ti rimandiamo a questo articolo. Noi vogliamo darvi le ultime dritte da non dimenticare assolutamente: prima di tutto provvedete a chiudere tutte le utenze del vecchio ufficio (acqua, gas, luce, telefono, adsl) e a revocare l’addebito in banca, qualora fosse attivo per il pagamento delle bollette. Inoltre, non dovete assolutamente dimenticarvi di avvisare tutti i vostri clienti e fornitori del cambio di sede del vostro ufficio. Per evitare problemi, è meglio avvisare tutti indicando il nuovo indirizzo e il nuovo numero di telefono tramite cui sarete raggiungibili.
