Flotta aziendale: cos’è e tracciamento delle spese di gestione

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Con il termine flotta aziendale si intende l’insieme dei mezzi che un’azienda utilizza per le proprie attività lavorative. È un concetto che riguarda soprattutto le imprese che ogni giorno trasportano merci e/o persone sulle strade italiane e internazionali, ma non solo.

Si parla di flotta aziendale, infatti, anche quando il trasporto avviene via mare o per via aerea.

Le flotte navali che si occupano di trasporto su ruota possono contenere al loro interno soprattutto due tipi di mezzi: pesanti (come camion e tir) e leggeri (furgoni e auto).

Indipendentemente dal tipo di trasporto effettuato e dei mezzi che compongono la flotta aziendale, per le imprese è importante effettuare un continuo e costante lavoro di monitoraggio dei singoli mezzi.

Per permettere al parco automezzi di essere sempre efficiente e di non rappresentare una spesa troppo gravosa sul bilancio, è fondamentale seguire le linee guida del fleet management.

Il tracciamento delle spese di gestione degli automezzi

Quando si parla di gestione della flotta navale, una delle parole chiave è tracciamento.

Chi si occupa del fleet management, infatti, deve essere dotato dei giusti strumenti per monitorare tutti gli elementi che compongono la flotta aziendale.

Il tracciamento è fondamentale per comprendere quanto consuma un mezzo e di qual è il suo impatto sulle casse dell’azienda.

Tracciare un mezzo significa avere sempre sotto controllo vari parametri come:

  • il suo consumo a livello di carburante;
  • lo stato di salute per prevenire alcune avarie che richiederebbero interventi di manutenzione straordinaria;
  • ammontare di spese fisse come assicurazioni e manutenzione ordinaria.

A seconda di quello che è il numero di mezzi che compongono la flotta aziendale, ci sono diversi strumenti di cui si può servire il fleet manager per raggiungere gli obiettivi fissati dall’azienda.

Sostanzialmente i sistemi più utilizzati sono tre: fogli excel, tabelle realizzate con microsoft access e software.

I sistemi software sono senza dubbio quelli che garantiscono di poter lavorare in maniera più incisiva, ma non sempre le aziende decidono di investire sull’acquisto di questi sistemi preferendo l’inserimento manuale dei dati grazie a excel o microsoft access.

Realizzare una scheda manutenzione auto con excel

È possibile tracciare le spese di gestione con excel? Certo che sì!

I fogli excel sono tra gli strumenti più usati dalle aziende che vogliono monitorare le spese relative alla propria flotta aziendale. I due motivi principali sono che excel non è a pagamento e che il suo utilizzo non richiede specifiche competenze informatiche.

Come detto, una delle voci che vanno sicuramente monitorate è quella delle spese di manutenzione di ogni singolo mezzo.

Oltre alle manutenzioni ordinarie a cui ogni automezzo, indipendentemente dal tipo e dal modello, deve sottoporsi regolarmente, ci sono anche le manutenzioni straordinarie che possono essere però ridotte intervenendo in modo tempestivo sul mezzo ogni volta che c’è un primo campanello d’allarme.

A tal proposito, è consigliabile creare una scheda manutenzione su excel per ogni singolo automezzo. In questo modo, sarà sempre possibile accedere alle informazioni relative alle spese di manutenzione, sia ordinaria che straordinaria, di cui si è fatta carico l’azienda per tutti i mezzi della flotta.

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